1. Quiénes somos
Easy Way Tech S.A.S. ("Easy Way Tech", "nosotros") es una sociedad comercial constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.984.202-1, que desarrolla e implementa automatizaciones de procesos y agentes de inteligencia artificial para empresas y emprendimientos.
- Domicilio: Sector Tibiflores, Terranova, Tocancipá, Cundinamarca, Colombia.
- Correo para asuntos de datos personales: gerencia@easywayia.com
- Teléfono de contacto: +57 319 322 6319
- Sitio web: easywayia.com
Para efectos de la Ley 1581 de 2012, Easy Way Tech S.A.S. actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos de sus prospectos y clientes, y como Encargado del Tratamiento respecto de los datos que sus clientes le entregan o a los que les dan acceso para operar una automatización.
2. Alcance de esta política
Esta política aplica a:
- El sitio web easywayia.com y sus formularios de contacto.
- Las aplicaciones y automatizaciones que Easy Way Tech desarrolla y opera, incluidas las que se conectan a servicios de Google mediante las API de Google Workspace.
- Las comunicaciones comerciales y de soporte que sostenemos contigo por correo electrónico o por teléfono.
No aplica a sitios o servicios de terceros a los que puedas llegar desde enlaces publicados por nosotros; cada uno se rige por su propia política.
3. Qué datos tratamos
3.1 Datos que nos entregas directamente
- Datos de contacto: nombre, empresa, teléfono, correo electrónico y cargo.
- Datos del negocio: sector, tamaño del equipo y descripción del proceso que quieres automatizar.
- Contenido de las conversaciones: correos, mensajes y notas de las reuniones y llamadas que sostenemos contigo.
El selector de "automatización gratis" de nuestra página no envía nada a nuestros servidores: funciona por completo en tu navegador y solo arma un mensaje de WhatsApp que tú decides enviar o no.
3.2 Datos que se generan al navegar
- Dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, sistema operativo e idioma.
- Páginas visitadas, tiempo de permanencia y sitio de procedencia.
3.3 Datos que tratamos por cuenta de nuestros clientes
Cuando implementamos una automatización, esta puede procesar información de tu operación: facturas, pedidos, mensajes de clientes, movimientos bancarios, inventarios o agendas. Esa información sigue siendo tuya. Nosotros solo la tratamos según tus instrucciones y para operar la automatización que contrataste.
4. Datos de Google que utilizamos
Algunas de nuestras automatizaciones se conectan a tu cuenta de Google, siempre previa autorización explícita tuya a través de la pantalla de consentimiento de Google (OAuth 2.0). Nunca pedimos ni almacenamos tu contraseña de Google.
Estos son los permisos que solicitamos, para qué los usamos y por qué son indispensables:
| Permiso (scope) | Qué nos permite | Por qué lo necesitamos |
|---|---|---|
gmail.readonly |
Leer los mensajes y adjuntos de tu bandeja. | Para que la automatización identifique correos que exigen una acción (una factura recibida, una solicitud de cotización, un reclamo) y los clasifique o extraiga sus datos. |
gmail.send |
Enviar correos en tu nombre. | Para responder de forma automática, enviar recordatorios de cobro o remitir un documento generado, según las reglas que tú definas. |
gmail.modify |
Etiquetar, archivar o marcar mensajes como leídos. | Para dejar tu bandeja organizada y evitar que un mismo correo se procese dos veces. No eliminamos correos de forma permanente. |
calendar.events |
Ver, crear y modificar eventos de tu calendario. | Para agendar reuniones, reservar citas y enviar recordatorios sin que nadie tenga que coordinar horarios a mano. |
drive.file |
Acceder únicamente a los archivos que la aplicación crea o que tú le abres expresamente. | Para guardar los reportes y documentos que genera la automatización. Este permiso no da acceso al resto de tu Drive. |
spreadsheets |
Leer y escribir en tus hojas de cálculo. | Para consolidar reportes, actualizar inventarios y llevar registros operativos en las hojas que tú nos indiques. |
Solicitamos solo los permisos necesarios para la automatización que contrataste. Si tu caso no requiere leer correo, no pedimos acceso a Gmail. Puedes revisar y revocar estos permisos en cualquier momento en la página de permisos de tu Cuenta de Google.
5. Uso limitado de los datos de Google
El uso y la transferencia que Easy Way Tech S.A.S. hace de la información recibida de las API de Google se ajusta a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado.
Easy Way Tech S.A.S.'s use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
En concreto, esto significa que:
- No vendemos los datos obtenidos de las API de Google, en ninguna circunstancia.
- No los usamos con fines publicitarios ni para segmentar audiencias, ni propias ni de terceros.
- No los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial generalizados ni propios ni de terceros.
- Solo los usamos para prestar y mejorar las funcionalidades visibles para ti dentro de la automatización que contrataste.
- Ningún ser humano lee tus datos de Google, salvo en estos casos: que tú lo autorices expresamente, que sea imprescindible por seguridad (por ejemplo, investigar un abuso), que la ley lo exija, o que los datos estén agregados y anonimizados de forma que no te identifiquen.
- No transferimos esos datos a terceros, salvo que sea necesario para prestar el servicio, por motivos de seguridad, para cumplir la ley, o como parte de una fusión o adquisición con tu consentimiento previo.
6. Para qué usamos la información
- Responder tus solicitudes y elaborar propuestas.
- Diseñar, construir, operar y dar soporte a las automatizaciones que contrataste.
- Facturar y llevar la contabilidad exigida por la ley colombiana.
- Enviarte comunicaciones sobre el servicio: avisos de mantenimiento, incidentes o cambios relevantes.
- Enviarte información comercial, únicamente si nos diste autorización, con opción de retirarla en cualquier momento.
- Mejorar nuestro sitio y servicios con base en métricas agregadas.
- Prevenir fraudes, abusos e incidentes de seguridad.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
No tomamos decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre ti sin que exista intervención humana.
7. Con quién compartimos información
No vendemos ni arrendamos tus datos. Los compartimos únicamente con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio, bajo contrato y con obligación de confidencialidad:
| Proveedor | Para qué | Dónde procesa |
|---|---|---|
| Google LLC | Workspace, autenticación y servicios en la nube | Estados Unidos y otros |
| Proveedores de infraestructura en la nube | Alojamiento y ejecución de las automatizaciones | Estados Unidos / Unión Europea |
| Meta Platforms (WhatsApp Business) | Mensajería con clientes | Estados Unidos |
| Proveedores de modelos de IA | Procesamiento de lenguaje en los agentes | Estados Unidos |
También podemos revelar información cuando una autoridad competente lo exija mediante orden válida, o cuando sea necesario para defender nuestros derechos ante un proceso legal.
8. Cómo protegemos la información
- Cifrado en tránsito mediante TLS y cifrado en reposo de las credenciales y tokens de acceso.
- Acceso restringido por rol: solo el personal que necesita la información para su trabajo puede consultarla.
- Almacenamiento de los tokens de OAuth en bóvedas de secretos, nunca en el código fuente ni en archivos de configuración planos.
- Registros de auditoría de los accesos a sistemas que contienen datos de clientes.
- Acuerdos de confidencialidad con todo el personal y los contratistas.
- Revisión periódica de permisos y eliminación de accesos que dejan de ser necesarios.
Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos personales, te lo informaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos que exige la ley.
9. Cuánto tiempo conservamos los datos
- Datos de contacto de prospectos: hasta 2 años desde el último contacto, o hasta que pidas su eliminación.
- Datos de clientes activos: mientras dure la relación contractual.
- Datos de Google (correos, eventos, archivos): se procesan en el momento y no los almacenamos más allá de lo indispensable para ejecutar la automatización. Los tokens de acceso se eliminan cuando revocas el permiso o cuando termina el contrato.
- Documentos contables y tributarios: el tiempo que exija la ley colombiana.
10. Tus derechos y cómo ejercerlos
Conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, como titular de datos personales tienes derecho a:
- Conocer qué datos tuyos tratamos y cómo.
- Actualizar y rectificar datos incompletos, inexactos o desactualizados.
- Solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
- Acceder gratuitamente a tus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Para ejercerlos, escríbenos a gerencia@easywayia.com indicando tu nombre, tu solicitud y un dato que permita identificarte. Respondemos las consultas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables según la ley.
11. Cómo revocar el acceso y pedir eliminación
Puedes cortar nuestro acceso a tu cuenta de Google en cualquier momento y sin darnos explicaciones:
- Entra a myaccount.google.com/permissions.
- Busca Easy Way Tech en la lista de aplicaciones con acceso a tu cuenta.
- Selecciona Quitar acceso.
Al hacerlo, la automatización deja de funcionar de inmediato y los tokens almacenados quedan inservibles. Si además quieres que borremos toda la información derivada que conservemos, escríbenos a gerencia@easywayia.com con el asunto "Eliminación de datos". Procedemos en un máximo de 30 días calendario y te confirmamos por escrito, salvo los registros que la ley nos obligue a conservar.
12. Cookies y tecnologías similares
Nuestro sitio usa el almacenamiento del navegador de forma mínima:
- Técnicas (necesarias): una marca en
sessionStoragepara recordar que ya viste la animación de bienvenida y no repetírtela. No identifica a nadie y se borra al cerrar la pestaña. - Analíticas (opcionales): si activamos una herramienta de medición, se anunciará en esta política antes de empezar a usarla y podrás rechazarla.
Puedes borrar o bloquear el almacenamiento local desde la configuración de tu navegador. Si lo haces, el sitio sigue funcionando con normalidad.
13. Menores de edad
Nuestros servicios están dirigidos a empresas y personas mayores de 18 años. No recolectamos de forma consciente datos de menores. Si detectamos que recibimos datos de un menor sin autorización de su representante legal, los eliminamos. Si crees que esto ocurrió, avísanos a gerencia@easywayia.com.
14. Transferencias internacionales
Algunos de nuestros proveedores procesan información fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea. En esos casos exigimos garantías contractuales de protección equivalentes a las que impone la ley colombiana. Al aceptar esta política y contratar nuestros servicios, autorizas dichas transferencias para las finalidades aquí descritas.
15. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales o en nuestros servicios. Publicaremos la versión vigente en esta misma dirección con su fecha de actualización. Si el cambio es sustancial y afecta el tratamiento de tus datos, te lo avisaremos por correo electrónico antes de que entre a regir.
16. Contacto
Para cualquier duda, solicitud o reclamo sobre esta política:
- Easy Way Tech S.A.S. — NIT 901.984.202-1
- Correo: gerencia@easywayia.com
- Teléfono: +57 319 322 6319
- Dirección: Sector Tibiflores, Terranova, Tocancipá, Cundinamarca, Colombia.
Autoridad de control: Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.